El software ERP es una aplicación informática para planificar los recursos con los que cuenta una empresa. Permite administrar y controlar su negocio. Automatizar los procesos financieros, contables, de RRHH, ERP y CRM. También se ofrecen soluciones específicas para determinados sectores empresariales, que consiguen optimizar íntegramente la gestión de sus procesos de negocio.
Las siglas ERP significan en inglés Enterprise Resource Planning, que traducido al español sería algo como Planificación de Recursos de la Empresa. En este artículo vamos a desgranar meticulosamente todos los entresijos de los sistemas ERP y su implantación en las empresas abordando los siguientes contenidos:.
- El software ERP es la solución de software más importante de la empresa
- ¿Para qué tipo de empresas es un software ERP?
- Tipos de ERP
- Ventajas de la implantación de un software ERP
- Factores que influyen en la elección del software ERP
- Los módulos de un software ERP
- Los módulos de un software ERP
El software ERP es la solución de software más importante de la empresa
La solución centraliza toda la gestión para una gestión eficaz de las diferentes áreas de la actividad empresarial. Se trata por tanto de un sistema informático que permite optimizar y automatizar los procesos de la empresa. La información está centralizada en una única base de datos y las decisiones se toman desde una visión global del negocio. Ello permite mejorar la competitividad, productividad y rentabilidad de la empresa.
La herramienta hace posible la gestión unificada de todas las áreas de la empresa: gestión laboral, labores comerciales, realización de compras, detalles de logística, procesos de producción y finanzas y contabilidad.
Además, el acceso a la información es en tiempo real. Cada trabajador de cada departamento trabaja sobre el ERP para desarrollar los procesos con lo que el acceso a la información es en tiempo real al instante. Como ejemplo, para hacer un nuevo pedido se puede consultar la disponibilidad de producto y si hay existencias se lanza el pedido que pasa a distribución. Cuando el cliente recibe el pedido se genera la factura. Todo está coordinado y no se dan pasos en falso ni se comente errores en los procesos de la empresa.
En el caso de implantar el software ERP de Exact permite a una empresa ahorrar mucho tiempo, estandarizar las tareas o establecer objetivos de rendimiento. El sistema permite agilizar las tareas de cada día. Todos los departamentos están conectados y las acciones se desarrollan de forma coordinada, compartiendo la información relevante y estableciendo unas pautas de cómo tienen que realizarse las tareas. Como consecuencia, se incrementa la eficiencia con el consiguiente ahorro económico.
¿Para qué tipo de empresas es un software ERP?
Aunque es una solución que puede resultar útil a cualquier tipo de organización, resulta de obligada elección para empresas medianas y grandes. La integración de la información y el control de los procesos es vital para la buena gestión de la empresa. Hoy día son muchas las empresas que utilizan un software ERP.
Hay soluciones de software ERP que se adaptan a las necesidades específicas de la empresa. Suelen ser soluciones modulares de las que el gerente activa las que responden a sus necesidades de gestión y organización. Y suelen ser escalables y permiten adaptarse al nivel de complejidad dejando abierta siempre la posibilidad de ampliación y de llegar a mayores niveles de integración.
Tipos de ERP
Por el tamaño de la organización a la que van dirigidas, las soluciones de software ERP se pueden clasificarse en corporativos y para medianas empresas. Los corporativos están enfocados casi exclusivamente a cubrir las necesidades de las grandes corporaciones. Los segundos son soluciones que se adaptan a las necesidades de empresas de medio tamaño.
Por las funciones que cubren, los ERP pueden clasificarse en generalistas y específicos. Los generalistas tratan de dar solución a las necesidades estándar de cualquier empresa. Aunque todo sistema ERP tiene capacidad de parametrización para adaptarse a situaciones específicas. Los específicos son soluciones creadas ad hoc para determinados sectores de actividad.
Por el tipo de instalación y forma de pago del servicio:
- On premise: la empresa compra la licencia del software y lo instala en sus sistemas informáticos. Se encarga también del mantenimiento y la actualización.
- Cloud: la empresa compra la licencia e instala el software en un servidor externo de un tercero, Ello le permite externalizar los servicios de hosting.
- SAAS: La empresa compra un sistema ERP como solución de servicio integral, desentendiéndose de todas las tareas de mantenimiento y actualización.
Hay sistemas ERP que son de licencia propietaria. Y también los hay que son de desarrollo libre «open source» mantenidos por una comunidad de desarrolladores de sofware.
Ventajas de la implantación de un software ERP
- Permite la automatización de los procesos: hacer compras, aplicar los cambios al inventario de existencias, gestionar pedidos, organizar la entrega de los productos a los clientes, y generar facturas… las tareas diarias de la empresa están estandarizadas y coordinadas bajo un único sistema compartido que redunda en la eficacia.
- Facilita el crecimiento de la empresa al tener establecidos todos los procesos y el negocio está bajo control.
- Facilita la comunicación: los diferentes departamentos comparten información en tiempo real, por lo que la información fluye con facilidad.
- Control y trazabilidad. Cada operación es registrada lo que permite la auditoría y el seguimiento de cada movimiento del trabajador, del departamento y de la empresa en su conjunto.
- Facilita la toma de decisiones. Disponer de la información en tiempo real permite el análisis de datos, sacar conclusiones y tomar buenas decisiones.
- Reduce la inversión en tecnología de la información: un único sistema integra todas las necesidades.
- Incrementa la seguridad: la centralización de la información permite establecer sistemas de copia de seguridad locales y remotas.
- La implantación de un nuevo sistema ERP puede ser una oportunidad para la empresa de reorganizar y redefinir tareas de una forma más eficiente.
También tiene sus inconvenientes:
- Como cualquier implantación de un nuevo sistema informático, implica el traspaso de la información desde el antiguo sistema al nuevo.
- También tiene un coste de aprendizaje por los empleados.
- Pueden aparecer resistencias al cambio en la organización.
Estos inconvenientes se superan fácilmente con un buen plan de implantación. Es importante contar con un ERP que sea muy intuitivo y de fácil aprendizaje. Y que cuente con sistemas de importación para agilizar la migración al nuevo sistema. Para ello es importante contar con un proveedor que tenga una amplia experiencia en implantación de sistemas ERP y con capacidad para acompañar el negocio en este proceso de cambio y mejora.
Factores que influyen en la elección del software ERP
Son múltiples y complejos los factores a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor software ERP para la empresa. Es importante desarrollar un trabajo de análisis previo de las necesidades y los objetivos que se pretenden conseguir con la nueva implantación.
- Cuáles son las necesidades de la empresas: A qué situaciones se le quiere dar solución con el software. Sector en el que desarrolla su actividad. Si necesita dar respuesta a necesidades muy específicas.
- Cuál es el presupuesto de la empresa, de forma que la implantación esté dimensionada y suponga una oportunidad de rentabilidad y no un gasto insalvable.
- Qué áreas de la empresa se quieren integrar en el ERP y con qué objetivos.
- Qué funcionalidades debe el software cubrir.
- Qué necesidades de integración existen. Por ejemplo, una empresa tiene una solución de archivos compartidos en la nube que juega un papel muy importante en la dinámica diaria. Habrá que buscar una solución que incluya esta funcionalidad o que permita conectar con ella.
Los módulos de un software ERP
Las soluciones de software ERP suelen ser modulares. Cada módulo se dedica a un departamento de la empresa, como por ejemplo el módulo de Personal. Aunque hay módulos que implican a varios de departamentos como el de Análisis.
Se relacionan a continuación los módulos más comunes que suele incluir la solución ERP:
- Gestión de ventas: herramientas para la fuerza de ventas de la empresa.
- Gestión de Compras y Almacén.
- Gestión de Proyectos.
- Gestión de Recursos Humanos.
- CRM Customer Relationship Management, software para el control de la actividad comercial permitiendo planificar acciones medibles y la gestionar de las campañas.
- Producción.
- Análisis de negocio.
Conclusiones
Podemos decir en síntesis que el software ERP es el corazón de la empresa. Es un auténtico centro de mando que permite disponer de datos en tiempo real de todos los departamentos para una toma de decisiones ágil. Es también un sistema que permite unificar criterios y procedimientos para realizar las tareas según unas pautas establecidas, cumpliendo unas normas y bajo determinados límites. Permite la comunicación y la coordinación entre los departamentos. En definitiva, permite un control exhaustivo de la empresa que aporta eficiencia y seguridad.
Cualquier empresa puede beneficiarse de la implantación de esta herramienta.