La implantación de la factura supone un ahorro importante en recursos y procedimientos
Hablar de factura electrónica hace unos años era poco más que plantear una implantación tecnológica utópica en las empresas. En la actualidad, el impulso que acaba de dar la administración con la decisión de reformar la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas y la aprobación del ‘Plan Avanza’ para eliminar el papel en los procesos administrativos, están convirtiendo la factura electrónica en una realidad. Una realidad que finalmente se ha podido materializar gracias, entre otros avances, al nuevo marco fiscal que admite la emisión y conservación de facturas en soporte electrónico, siempre que vayan identificadas con una firma electrónica avanzada y un certificado reconocido por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria).
Pero realmente, ¿de qué hablamos? Una factura electrónica es un archivo informático con el mismo contenido que la factura tradicional, firmado electrónicamente con un certificado digital y remitido a su destinatario mediante métodos electrónicos, permitiendo entre otras muchas ventajas agilizar sobremanera los trámites administrativos de emisión y recepción del documento. La factura electrónica goza también de unas condiciones de seguridad nunca vistas hasta ahora en su versión de papel. Si a esto le añadimos los importantes ahorros de costes que pueden lograr las empresas y la reducción de errores en los procesos de generación por parte del emisor y de registro por parte del receptor, nos daremos cuenta que éste es el horizonte al que tenemos que aspirar, el camino que tenemos que seguir desde ahora.
Una de las principales características del sistema de facturación electrónica es el uso obligatorio de un certificado digital. Éste permite aseverar por un lado la Integridad del fichero enviado, asegurando que no ha sufrido modificaciones, y por otro la autenticidad del mismo, garantizando la identidad de quién lo ha firmado. La factura electrónica es por tanto un sistema totalmente seguro y fiable.
Si hasta ahora me he referido a las ventajas de la facturación electrónica en términos de seguridad y eficiencia, también es necesario tener en cuenta otro tipo de beneficios que se conseguirán con ella. Algunos estudios arrojan datos muy significativos sobre el importante potencial de ahorro para las empresas. En este sentido, los expertos cifran ente 1,5 y 3,5 euros por factura emitida y entre 1,8 y 6 euros por factura recibida el ahorro que supondrá para los empresarios la generalización de la facturación electrónica. No solo los costes de impresión, envío, recepción y tratamiento deben ser tenidos en cuenta, costes ocultos como los procesos de reclamación, financiación o devolución también se verán reducidos drásticamente por su aplicación.
Por ejemplo, y para ser más concretos, con la integración de la factura electrónica, una empresa que emita y/o reciba del orden de un millar de facturas mensuales puede ahorrarse un mínimo de 18.000 euros anuales sin necesidad de realizar grandes inversiones. A todo ello habrá que añadir el ahorro en consumo de papel y sistemas de almacenamiento que todo el proceso puede representar. Un ahorro que queda bien ilustrado a través del siguiente ejemplo: en el caso de que 500.000 facturas se emitiesen bajo el nuevo sistema, evitaríamos consumir 2,5 toneladas de papel, o lo que es lo mismo, el papel necesario para cubrir la superficie de tres campos de fútbol.
Finalmente es necesario señalar que todas las empresas españolas, sin importar el tamaño y el número de empleados, pueden optar al sistema de factura electrónica. Desde las grandes compañías hasta los autónomos, pasando por las pymes, pueden disfrutar de las numerosas ventajas, antes descritas, de esta nueva aplicación.
Sin lugar a dudas, teniendo en cuenta estos datos, los beneficios que aportará la factura electrónica al mundo empresarial serán los que nos darán un escenario de claro predominio de esta herramienta frente a los procesos tradicionales basados en el papel.
Grupo Kiss&Co, distribuidor de Sage Logic Control y mediante la aplicación Logic Class, pueden hacer realidad la factura electrónica en su empresa.
